Путевой лист грузового автомобиля

Юридические компании и ИП, занимающиеся грузоперевозками, оформляют путевой лист на каждое ТС, а если за ним закреплено несколько водителей, то и на каждого водителя. Он необходим для учета передвижения, начисления з/п водителю и оплаты расходов за транспортировку товаров. Узнайте, какую форму путевого листа для грузового автомобиля нужно использовать и как его заполнять.

Что такое путевой лист грузового автомобиля

Путевой лист — первичный документ в грузоперевозках, который выдают вместе с ТТН. В нем отражают работу транспорта и водителей. С 01.03.2019 года выдают путевой лист на смену или на рейс в зависимости от того, что дольше длиться. Например, если ТС используется на дальних маршрутах, в путевой лист вносят данные водителя и его сменщиков. Если транспортом пользуются в течение дня несколько водителей, то заполняют путевой лист при выезде из автопарка и по возвращению обратно на каждого водителя.

В путевой лист заносят информацию о сроках и преодоленном расстоянии. На их основании рассчитывают итоговую стоимость оказанных транспортных услуг. С 01.01.2021 Минтранс ввел новые реквизиты для путевого листа:

• марка прицепа;
• время выезда и возвращения;
• сведения о перевозке.

Путевой лист обязателен при эксплуатации грузового транспорта, несмотря на вид и особенности грузоперевозки. Если за рулем владелец грузового ТС, путевой лист оформляют на самого себя.

Как работать с путевым листом

Обязательно заполняют графы, где нужно указать:

• дату и время выезда;
• дату и время возвращения;
• наименование перевозчика;
• марку ТС;
• регистрационный знак грузового автомобиля;
• данные о водителе;
• номер водительского удостоверения;
• отметку об исправности ТС перед выездом;
• отметка о прохождении водителя предрейсового медицинского освидетельствования;
• данные спидометра;
• отметки водителя и уполномоченных сотрудников перевозчика, подтверждающих прием и сдачу ТС.

Организации вправе вносить в документ дополнительную информацию по производственной необходимости.

Какой бланк путевого листа использовать

С 2008 года юридические лица и ИП вправе разрабатывать собственные бланки путевых листов. Большинство продолжает пользоваться стандартной формой №4-П. Как и раньше, путевой лист с отрывными талонами используют для взаиморасчетов с водителем и несколькими заказчиками. Каждому из них водитель выдает отрывной талон для выставления счета за услуги.

Правила и сроки хранения документа

Путевые листы хранят на протяжении 5 лет. Отсчет срока хранения ведется с календарного года, идущего после года завершения делопроизводства по ним. Их проверяет налоговая и трудовая инспекция. Если организация не ведет учет документов о вредных и опасных условиях труда и не может подтвердить льготы за особые условия работы, то путевые листы хранят не менее 50-75 лет.

Предприятия заводят журнал регистрации по правилам Приказа Минтранса РФ №368 от 11.09.2020 года. Его можно вести в электронном виде и на бумаге. Нет требований к тому, как сшивать путевые листы. Их можно скреплять скрепками, нитками, степлером. Главное требование — информация свободно читается и при необходимости ее можно скопировать.

Уничтожают путевые листы по истечению срока хранения на основании акта об экспертизе экспертной комиссии, решающей ценность документов.

Инспектор ГИБДД при остановке грузового транспорта вправе затребовать ТТН и путевой лист. Если в дороге его не оказалось, водителю грозит предупреждение и штраф в размере 500 руб по ст. 2 КоАП РФ. Его отсутствие вызывает подозрение и дает лишние основания для проверки документов о медицинском освидетельствовании водителя и предрейсового техосмотра ТС.